System rezerwacji dla wypożyczalni samochodów

Automatyzacja dokumentów – umowy i protokoły

Przede wszystkim system porządkuje w sposób bardzo przejrzysty – zarówno od strony informacyjnej, jak również wizualnej – wszystkie Twoje rezerwacje. W jednym miejscu dokładnie widzisz, kiedy i dla jakiego klienta wprowadzona jest rezerwacja dla danego pojazdu czy urządzenia. Możliwość utworzenia własnych kategorii sprawia, że w kalendarzu aplikacji szybko dostrzegał będziesz np. zakończone rezerwacje, te trwające, przyszłe czy wyświetlane ze względu na status płatności. Równocześnie dzięki modułowi Dokumentów – dedykowanemu dla systemu rezerwacji dla wypożyczalni – możesz uzupełnić w systemie własne szablony umów czy protokołów, które następnie dwoma kliknięciami wygenerujesz dla swojego klienta! Szybki, łatwy sposób – przejrzystość w dokumentach, odzyskany czas poświęcany dotychczas na wypełnianie ich ręcznie.

Z perspektywy dokumentów bardzo przydatnym modułem jest wciąż rozbudowywany system dotyczący płatności. Podobnie, jak w przypadku dokumentów nasz kalendarz online umożliwia błyskawiczne generowanie faktur (m.in. faktura końcowa, zaliczkowa, proforma) lub rachunków dla Twojego klienta. Dwa kliknięcia i… gotowe! Następnie fakturę – jak również wszystkie inne dokumenty – możesz w systemie rezerwacji online szybko wygenerować do PDF, wysłać mailem bezpośrednio z serwisu lub wydrukować. W zakładce Faktury znajdziesz wszystkie wystawione przez siebie dokumenty, bez problemu możesz więc do nich wracać czy edytować. Co ważne, na etapie generowania faktury z rezerwacji, w razie potrzeby możesz również dodać kolejne usługi lub produkty do faktury, co zdecydowania ułatwia proces jej przygotowania. Wszystko w pełni przejrzyście, w jednym miejscu.

Generowane faktury czy rachunki z perspektywy danego klienta możesz następnie znaleźć również w Bazie Klientów, gdzie zapisują się Twoi kontrahenci – zarówno osoby indywidualne, jak również firmy. To tam możesz przygotować również fakturę zbiorczą – np. dla kilku pojazdów lub dotyczącą najmu pojazdów/urządzeń z różnych okresów. Do klientów możesz przypisywać notatki, związane z poszczególnymi rezerwacjami, zaznaczyć ich status – podświetlany następnie przy dokonywaniu kolejnych rezerwacji. To opcja szczególnie przydatna, gdy dotychczasowa współpraca wzbudzała Twoje wątpliwości, a jej kontynuacji chciałeś uniknąć. Wiele obowiązków i szybko mijający czas sprawiają jednak, że – po prostu – mogłeś zapomnieć. System rezerwacji dla wypożyczalni pamiętał będzie zawsze!

Karta pojazdu – przydatny zakres programu

A jeśli o pamięci mowa, nie sposób nie wspomnieć o jednym z najważniejszych elementów tego systemu. To Karta pojazdu/urządzenia przypisana do każdego samochodu/urządzenia (w naszym systemie nazywanych kalendarzami). Jeśli założysz wiec konto testowe w caldis.pl i zalogujesz się po raz pierwszy – nie bądź zaskoczony brakiem frazy Samochody lub Urządzenia. Wybierasz Kalendarze, a następnie dopiero jego format – czyli np. samochód lub urządzenie. I po jego dodaniu możesz konfigurować kartę pojazdu/urządzenia. Wprowadzane są tam dane techniczne pojazdu, ale też wszystkie daty związanie z serwisem, ubezpieczeniem czy okresowym przeglądem. Dzięki temu już zawsze będziesz na bieżąco i nic nie umknie Twojej uwadze! System rezerwacji dla wypożyczalni każdorazowo automatycznie poprzez e-mail przypomni Ci o konieczności wykonania serwisu czy przeglądu, powiadomienie pojawi się również w głównym menu kalendarza online. Równocześnie w tym miejscu możesz tworzyć pełną historię swoje samochodu/urządzenia – dodając kolejne wpisy uzupełniane o wartość realizowanych napraw, ubezpieczeń, a wszystko to poparte również dokumentacją skanów dokumentów czy zdjęć np. realizowanych napraw.

Automatyczne cenniki oraz usługi

Dużym ułatwieniem podczas korzystania z systemu rezerwacji dla wypożyczalni jest również opcja cenników i usług. To tutaj wprowadzić możesz poszczególne zakresy, równocześnie korzystając z rozszerzeń umożliwiających wprowadzanie tzw. cen sezonowych. Jeśli Twój pojazd lub urządzenie ma cenę zależną np. od sezonu lub dni weekendowych, w prosty i przejrzysty sposób skonfigurujesz wszystko w naszym kalendarzu online. A to, umożliwia rzecz jasna błyskawiczne podanie ceny klientowi dopytującemu o konkretny termin – lub wyświetlenie jej, jeśli zdecydujesz się na uruchomienie rezerwacji online dla Twoich klientów, co jak zaznaczaliśmy na wstępie, jest opcjonalnie możliwe. Możesz, ale nie musisz. Bardzo podobnie sytuacja wygląda w przypadku usług, gdzie ceny zależne są np. od godzin – wypożyczenie do godziny 15.00 może być w promocyjnej, bardziej atrakcyjnej wartości, po tej godzinie w cenie wyższej. Wszystko skonfigurować można szybko i bezproblemowo.

Kalendarz aplikacja CALDIS na bieżąco generuje również najważniejsze statystyki związane z Twoją działalnością. Korzystać możesz z podglądów kilku raportów – ogólnego, godzinowego, dobowego oraz grafiku pracy. Znajdziesz tam rzecz jasna najważniejsze liczby w odniesieniu do Twojego biznesu – przychód w odniesieniu do miesiąca, pełną wartość rezerwacji kończących się w danym miesiącu a zachodzących na więcej niż jeden, poznasz swój średni przychód dzienny czy średnią wartość rezerwacji w danym okresie. Wreszcie np. raport dobowy ułatwi Ci porównanie Twoich samochodów lub urządzeń, gdzie zobaczysz m.in. liczbę ich rezerwacji, sumę netto i brutto czy średnią cenę za dzień. A wszystko to poparte również przejrzystymi, podstawowymi i prostymi – wykresami.

Przejrzystość dla klienta – powiadomienia SMS, potwierdzenia e-mail

Bardzo dużą uwagę w systemie rezerwacji online od CALDIS przykładamy do komunikacji między Tobą i klientami. System automatycznie może więc wysyłać – konfigurowane przez Ciebie – powiadomienia o rezerwacji czy przypomnienie o jej zakończeniu. Szczególnie ta druga opcja, związana z dłuższymi najmami jest bardzo przydatna. Dodatkowo, w sekcji Wiadomości możesz czatować ze swoimi klientami za pomocą wiadomości SMS. Jeśli na wysłane powiadomienie klient odpowie, Ty automatycznie zobaczysz to w systemie, a zastosowana sztuczna inteligencja podpowie nawet, że klient chce np. ją odwołać. Równocześnie jednak, gdy klient będzie miał jakieś pytania, możesz poprzez system odpowiedź na jego wiadomość SMS, a każdy inny pracownik Twojej wypożyczalni będzie miał pełny wgląd w dyskusje z klientem, co również ułatwi jego obsługę, gdy np. pojawi się kolejne pytanie, a wcześniej dany pracownik nie miał jeszcze styczności z tym klientem. Moduł Wiadomości umożliwia równocześnie podejmowanie akcji informacyjno-promocyjnych. Do wszystkich swoich klientów wysłać możesz promocyjną wiadomość SMS – np. o nowej ofercie, promocjach czy zniżkach, analogiczne rozwiązanie kalendarz online umożliwi Ci dla opcji e-mail.

Rezerwacje online – zrób krok w stronę przyszłości

Kalendarz online od CALDIS umożliwia równocześnie wspomniane już uruchomienie Portalu Klienta, gdzie Twoi klienci będą mogli znaleźć pełną ofertę samochodów lub urządzeń i dokonać ich rezerwacji. Równocześnie możesz kierować do tej podstrony w naszym systemie swoich klientów poprzez umieszczenie linków w social mediach lub na swojej stronie WWW. Niebawem możliwa będzie również opcja wgrania specjalnego pluginu na Twoją stronę WWW. Rezerwacje online umożliwiają rzecz jasna dokonywanie rezerwacji poprzez nasz system, przy równoczesnym (opcjonalnie), pobieraniu opłat poprzez Przelewy24, zintegrowane z naszym systemem. Klient o każdej porze może więc sprawdzić dostępność danego pojazdu lub urządzenia, sprawdzić jego opis czy wreszcie zerknąć na swoją rezerwację za pośrednictwem dedykowanej aplikacji od CALDIS. Nie tylko bowiem Ty i Twoim wspólnicy/pracownicy możecie skorzystać z aplikacji, jej druga odsłona dostępna jest również dla klientów dokonujących rezerwacji.