Duże sale konferencyjne na wynajem dla klientów lub wewnętrzne pomieszczenia w Twojej firmie wykorzystywane jedynie przez pracowników? To tylko jedne z dwóch możliwości w kontekście rezerwacji sali konferencyjnej ze względu na codzienne potrzeby. Przykładów może być sporo, każde z nich generować mogą inne wymagania. W naszym wpisie przybliżamy przykład jednego z naszych klientów posiadających swoje pomieszczenia, rezerwującego je swoim pracownikom i osobom zarządzającym. Jak kalendarz przydaje się firmie Nieruchomości Plus i jakie dodatkowe zakresy spełnia? O tym w naszym artykule przybliżającym wybrane możliwości systemu.
W artykule:
– Poszukiwaliśmy prostego i łatwego do wdrożenia rozwiązania w naszej firmie, zapewniającego przejrzystość względem dostępności i wykorzystania sal konferencyjnych przez naszą kadrę – przybliża Milena Terlecka, przedstawiciel firmy Nieruchomości Plus. W przypadku naszego klienta dostęp do systemu jednorazowo może mieć nawet kilkadziesiąt osób, a pojawiające się rezerwacje każdy weryfikować może za pomocą swojego indywidualnego konta. W ten sposób codzienny grafik dla każdego pomieszczenia jest w pełni przejrzysty, a użytkownicy korzystać mogą ze swojego indywidualnie dobranego widoku, przypisanego do konta – np. tygodniowego lub widoku danego dnia. To sprawia, że rezerwacja sali konferencyjnej w firmie odbywa się w szybki i przejrzysty sposób. – Potrzebowaliśmy jednak kilku dodatkowych zakresów, by w pełni dostosować narzędzie do naszych potrzeb, co bardzo szybko zostało w systemie wdrożone – mówi Milena Terlecka.
Na potrzeby naszego klienta, w systemie wdrożone zostały indywidualne rozwiązania, wykorzystywane ze względu na bieżące potrzeby. To m.in. możliwość skonfigurowania maksymalnej liczby rezerwacji zakładanych przez każdego użytkownika w wybranym okresie czasu, czy widoczność wybranych sal konferencyjnych ze względu na pełnione role w zespole. – Kadra zarządzająca nadzoruje w systemie wszystkie „rezerwacje” i spotkania, specjaliści mają dostęp tylko do swoich kalendarzy. To duża wygoda i przejrzystość dla naszego zespołu – podkreśla przedstawicielka firmy Nieruchomości Plus. Pierwsze z rozwiązań dostosowane zostało w formie indywidualnego rozwiązania na potrzeby naszego klienta, drugie wynika z bieżących możliwości systemu do rezerwacji sal konferencyjnych i wyboru odpowiednich ustawień. Co ważne, w CALDIS istnieje możliwość ustalenia indywidualnych, dodatkowych rozwiązań przed podjęciem współpracy.
Kolejnym z udogodnień przygotowanych w formie indywidualizacji funkcjonalności było przypisanie dostępu ze względu na możliwości edycji rezerwacji. O co chodzi? Jeśli dany użytkownik utworzył rezerwację, może dowolnie podejmować się jej edytowania lub usunięcia. Jeśli dany użytkownik przegląda rezerwację założoną przez innego pracownika, nie może zmienić np. jej godziny lub usunąć jej z systemu. – To spore ułatwienie, by uniknąć ewentualnych nieporozumień związanych nawet z przypadkowymi zmianami w danej rezerwacji – mówi nasza rozmówczyni. Równocześnie dostęp do takiej opcji posiadają użytkownicy zajmujący się nadzorem całego procesu, czyli posiadający rolę administratora w systemie, co w nagłych przypadkach pozwala na szybką reakcję, przy równoczesnym kontakcie z zainteresowanymi osobami wewnątrz firmy. – Wdrożenie tego systemu pozwoliło nam usprawnić obsługę rezerwacji w naszych salach konferencyjnych, a istotnym czynnikiem względem podjęcia współpracy z CALDIS była możliwość wdrożenia wspomnianych indywidualnych ustawień – podsumowuje Milena Terlecka.
Jeśli na co dzień zarządzasz salami konferencyjnymi w swojej firmie, pilnujesz grafiku dla pomieszczeń np. związanych ze spotkaniami, kalendarz do obsługi rezerwacji w salach konferencyjnych od CALDIS może ułatwić, usprawnić i przyspieszyć cały proces. Rozwiązanie sprawdzi się też, jeśli potrzebujesz systemu do wynajmu powierzchni biurowych czy systemu do obsługi rezerwacji meeting room. Masz wątpliwości, czy sprawdzi się w Twojej firmie? Sprawdź dostępne opcje, związane również m.in. z generowaniem przypomnień SMS dla klientów, jeśli odwiedzają Twoją siedzibę, poprzez darmowe konto testowe. A jeśli Twoje oczekiwania są bardzo sprecyzowane, napisz do nas na biuro@caldis.pl – damy znać, czy Twoje pomysły możliwe są do wprowadzenia w naszym narzędziu online.
Skorzystaj z 30-dniowego okresu próbnego!
Masz aż 30 dni, by w pełni wypróbować nasz system!