Codzienna obsługa uczniów w szkole językowej wymaga stałego nadzorowania kalendarza – zarówno z perspektywy pracy nauczycieli czy native speakerów, jak również uczniów. Zobacz przykład naszego klienta – szkoły językowej online Super School, jak pozytywnie zmieniła się codzienna praca po wdrożeniu systemu online od CALDIS. – Automatyzacja obsługi uczniów pozwoliła nam odzyskać 90% czasu poświęcanego do tej pory na obsługę rezerwacji lub ich przekładania – mówi Katarzyna Nalewalska. A to nie wszystko, co zmieniło się w szkole!
W artykule
Przed wdrożeniem rozwiązań aplikacji CALDIS, szkoła kalendarzem zarządzała poprzez ogólnodostępny kalendarz Google. – Ale w pewnym momencie stał się dla nas niewystarczający – mówi właścicielka szkoły. Największym problemem był czas poświęcany na poszukiwanie terminów dla uczniów lub przekładanie lekcji, co w większości szkół jest możliwe z odpowiednim wyprzedzeniem. – Kosztowało nas to sporo pracy i czasu. Szczególnie uciążliwe było przełożenie terminu. Proponowaliśmy godzinę, uczeń odpowiadał. Wymienialiśmy od 3 do 5 wiadomości – przybliża. Wykorzystanie funkcjonalności kalendarza online od CALDIS pozwoliło zdecydowanie odciążyć pracowników szkoły. – Uczeń ma dostęp do swojego konta w CALDIS, albo poprzez komputer, albo aplikację. System sam podpowiada, jakie terminy i godziny są dostępne. Wszystko dzieje się więc automatycznie. A to pozwoliło nam odzyskać 90% czasu poświęcanego do tej pory na obsługę rezerwacji lub ich przekładanie – zaznacza nasza rozmówczyni.
Szkoła językowa Super School umożliwia więc swoim uczniom przekładanie lekcji, choć nie zabrakło ograniczeń zabezpieczających nauczycieli i native speakerów. – Każdy może lekcję przełożyć, ale zgodnie z zasadami, nie może uczynić tego później niż wskazana liczba godzin w regulaminie – tłumaczy Katarzyna Nalewalska. Co warte podkreślenia, system umożliwia więc pełne skonfigurowanie względem udostępnienia możliwości przełożenia lekcji przy uwzględnieniu odpowiedniej liczby godzin przed. Jeśli uczeń przekroczył wskazany czas, nie może dokonać zmiany.
Usprawnienie rezerwacji to również przypomnienia SMS generowane automatycznie przez kalendarz online. Każdy uczeń otrzymuje SMS-a z przypomnieniem o lekcji. – Cieszy nas bardzo możliwość odpowiedniej konfiguracji. Uczniowie mający lekcje w godzinach porannych danego dnia otrzymują SMS w godzinach popołudniowo-wieczornych dzień wcześniej, uczniowie mający lekcje w godzinach popołudniowych w godzinach porannych tego samego dnia – przybliża właścicielka szkoły językowej.
Jednym z nowych rozwiązań dostępnych dla szkół, jak również innych branż, jest możliwość korzystania z karnetów. W przypadku szkół określić można je pakietem zakupionych lekcji, z których uczeń następnie korzysta. System na bieżąco podpowiada, które zajęcia z kolei się odbywają, istnieje równocześnie możliwość wygenerowania płatności online poprzez znany i bezpieczny system – Przelewy24.pl. Uczeń otrzymuje więc maila, poprzez którego może następnie dokonać opłaty na konto szkoły, a system automatycznie informuje, czy dane lekcje są opłacone. – Automatyczna opcja obrazująca nam graficznie, czy dana lekcja jest opłacona czy nie, wraz z możliwością edycji, to dla nas również ułatwienie – dodaje nasza rozmówczyni. Istotnie niebawem CALDIS umożliwi również płatności online za pojedyncze lekcje/rezerwacje, co dodatkowo usprawnić ma pracę osób zarządzających kalendarzem, ale również finansami.
Każdy biznes ma swoją specyfikę, każda branża inne potrzeby. System rezerwacji online CALDIS zaprojektowany został w sposób umożliwiający przygotowywanie rozszerzeń, dzięki którym spełnia oczekiwania i potrzeby wielu branż. Nie inaczej, jest w przypadku naszego klienta Super School. Szkoła poza wspomnianymi konfiguracjami dotyczącymi przekładania lekcji czy powiadomień SMS korzysta również z rezerwacji cyklicznych, co również przyspiesza proces dodawania lekcji. – Często uczniowie mają zajęcia o tych samych porach w cyklach tygodniowych – mówi właścicielka szkoły językowej Super School. Rozwiązania usprawniające prace to również grafik pracy dla nauczycieli i native speakerów oraz możliwość kategoryzacji, czy wyboru typu rezerwacji. Kategorie pozwalają na wprowadzenie własnej kolorystyki ze względu na rodzaj ucznia (stały, pierwsza lekcja pokazowa) lub wolny termin, typ rezerwacji umożliwia np. blokadę terminu na potrzeby szkoły, dzięki czemu uczeń poprzez rezerwację online nie zobaczy tego zakresu godzin jako dostępnego.
Kalendarz online CALDIS udostępnia rzecz jasna dwa rodzaje aplikacji – powiązana z zielonym kolorem biznesowa, czyli przeznaczona dla osób zarządzających czy nauczycieli oraz związana z kolorem niebieskim dedykowana uczniom lub klientom. Każdy ma więc dostęp do informacji w dowolnym momencie, a jedynym warunkiem jest posiadanie połączenia z Internetem. – Skorzystaliśmy również z opcji w Ustawieniach, by przypisać dostępy dla poszczególnych osób. Inny mam ja jako właściciel, inny osoba zarządzająca administracją, a jeszcze inny nauczyciele czy native speakerzy. Każdy skupia się na swoim zakresie, co niewątpliwie również ułatwia pracę i wprowadza przejrzystość – klaruje Katarzyna Nalewalska. Aplikacje dostępne są na urządzenia z systemami iOS oraz Android, dostęp do systemu rezerwacji online możliwy jest również poprzez przeglądarkę internetową. Oprogramowanie od CALDIS znaleźć można w sklepach Google Play i App Store, a ich pobranie jest darmowe.
Kalendarz rezerwacji online sprawdza się więc w szkole językowej, choć w przypadku, gdy prowadzą Państwo szkołę muzyczną, taneczną, zajęcia dodatkowe lub grupowe – również znajdzie swoje zastosowanie. – Przyznaję, że system sprawdził się świetnie. Polecam współpracę z CALDIS, także ze względu na obsługę klienta. Współpraca przebiega wzorcowo – gdy tylko pojawia się pytanie z naszej strony, otrzymujemy odpowiedź. Gdy w systemie są planowane zmiany, mamy wcześniej informację. Gdy pojawił się jakiś problem, albo jest błyskawicznie rozwiązany, albo jesteśmy dokładnie informowani, jakie działania są realizowane, by go wyeliminować. Myślę, że to przykład, jak powinna wyglądać obsługa klienta – uśmiecha się Katarzyna Nalewalska.
Jeśli i Ciebie interesuje więc usprawnienie działania swojego biznesu, odzyskanie czasu na inne zadania w firmie oraz zwiększenie zadowolenia swoich klientów – sprawdź nasz system już TERAZ! Masz na to aż 30 darmowych dni testowych.
Skorzystaj z 30-dniowego okresu próbnego!
Masz aż 30 dni, by w pełni wypróbować nasz system!