Rezerwacje online od CALDIS – jak uruchomić serwis dla Twojej firmy?

Przybliżamy „krok po kroku” konfigurację systemu rezerwacyjnego caldis.pl ze względu na działalność usługową. Jakie opcje należy włączyć, co zaznaczyć? Zobacz nasz poradnik – online w 5 punktach!

Po utworzeniu konta w serwisie musisz wykonać 5 zadań – włączyć opcję online, skonfigurować swoje konto w portalu klienta, dostosować kalendarze, uzupełnić realizowane usługi oraz wypełnić harmonogramy. Brzmi enigmatycznie? Nie przejmuj się, będzie prosto i szybko!

Włącz ustawienia rezerwacji online
Pierwszy krokiem jest włączenie opcji online dla Twojego konta. Przechodząc w panelu do sekcji Ustawienia, wybieramy Rezerwacje online, zaznaczając następnie kwadracik przy „Włącz rezerwacje online”.
Ustawienia portalu klienta
Ta część wymaga poświęcenia czasu na szczegółowe uzupełnienie poszczególnych pól i najważniejszych informacji z perspektywy Twojego klienta. Przygotowaliśmy specjalnie odrębną instrukcję, wraz ze zrzutami ekranu dla każdego z zakresów. Pamiętaj, że w każdym momencie możesz też zamówić rozmowę z naszym konsultantem.
Skonfiguruj kalendarze
By Twoi klienci mogli dokonywać rezerwacji najpierw należy przygotować kalendarze – np. pracowników, którzy będą realizować wprowadzone w dalszej kolejności usługi. Co ważne, tutaj określić możesz również stanowiska pracy. W przypadku, gdy dana usługa jest realizowana przez dwóch lub większą liczbę pracowników, a masz tylko jedno stanowisko pracy (lub minimum jedno mniej niż liczba osób mogących wykonać usługę), konieczne jest przygotowanie stanowisk pracy. Kliknij w bocznym menu i przejdź do sekcji "Kalendarze".
Dodaj pracownika:
- uzupełnij nazwę – w przykładzie Damian Kowalski
- opcjonalnie możesz dodać nazwę na fakturze – w przykładzie „Usługa fryzjerska” (w przypadku, gdy z danej rezerwacji tego pracownika przygotowana zostałaby automatycznie faktura, system uzupełni pozycję na fakturze „usługa fryzjerska”. Przed wysłaniem lub wydrukowaniem można ją dowolnie zmienić)
- opcjonalnie możesz wprowadzić nazwę dla przypomnień SMS (konfigurując następnie przypomnienia SMS, ta nazwa pojawiać będzie się w przypomnieniach dla klientów umówionych z tym pracownikiem)
Włącz rezerwacje online dla pracownika:

Po włączeniu rezerwacji online pojawią się pola do uzupełnienia. Powrócimy do nich. Teraz jednak przejdź do głównego widoku kalendarzy, klikając w bocznym menu „Kalendarze”, by dodać stanowiska pracy – jeśli są dla Ciebie potrzebne. Jeśli nie, możesz zerknąć na kolejny punkt, związany z usługami.

Dodaj stanowisko pracy:

Po wpisaniu nazwy i ewentualnym uzupełnieniu opisu (nie jest wymagane), możesz przejść do kolejnego kroku.
Wprowadź i skonfiguruj usługi

Przygotowany został już kalendarz pracownika oraz stanowisko pracy (w przypadku większej ilości, w danym kroku można wprowadzić wszystkich pracowników oraz stanowiska pracy jednocześnie, następnie uzupełniając usługi). Czas na wprowadzenie dostępnych usług. Na screenie poniżej lista dwóch uzupełnionych oraz instrukcja poprawnego wprowadzenia pojedynczej usługi.

Klikając „dodaj” możesz wprowadzić kolejne usługi. W przykładzie wprowadzone są dwie usługi – strzyżenie brody oraz strzyżenie damskie. By rezerwacje online funkcjonowały poprawnie, koniecznym jest odpowiednie wprowadzenie wartości usług (ceny), czasu ich trwania (w minutach) i ewentualnego przypisania do stanowiska pracy. Szczególnie wtedy, gdy jedna usługa może być realizowana np. przez dwóch pracowników, ale w danym momencie tylko jeden z nich może ją wykonywać ze względu na jedno dostępne stanowisko pracy dla tej usługi.

Do każdej usługi można przypisać stanowisko pracy, po kliknięciu w listę „stanowiska pracy” zobaczysz wprowadzone wcześniej stanowiska pracy. Usługę przypisujesz do tych, które jej dotyczą.

Przypisz usługi do pracownika/kalendarza:

Powróć do sekcji Kalendarze, kliknij „edytuj” wybranego pracownika/kalendarz i zaznacz usługi, które będą realizowane przez niego i tym samym dostępne dla klienta do wyboru na etapie rezerwacji usługi dla tego pracownika. W tym miejscu możesz również nadpisać cenę dla danego pracownika/kalendarza w przypadku każdej usługi (jeśli wybrani pracownicy realizują daną usługę w cenie innej niż standardowa, to rozwiązanie będzie dla Ciebie pomocne).
Uzupełnij harmonogramy pracy

Wszystko już prawie gotowe, by klient mógł dokonać pierwszej rezerwacji! Musisz jeszcze tylko uzupełnić harmonogramy pracy dla każdego z pracowników/kalendarzy. Klikasz w bocznym menu „Harmonogramy”, by zobaczyć listę pracowników/kalendarzy.

Kliknij w wybrany dzień poprzez pojawiający się „+” na danym dniu po najechaniu kursorem i uzupełnij zakres godzin pracy dla danego pracownika/kalendarza. Możesz wybrać kolor, następnie zakres dat oraz godziny. Harmonogram można uzupełniać dla każdego dnia osobno lub w przypadku tych samych godzin pracy zaplanować wybrany okres, tak jak na poniższym przykładzie dla okresu poniedziałek (5 grudnia) – sobota (9 grudnia), godziny 10.00-18.00. W ten sposób klient wybierając usługę dla pracownika/kalendarza Damiana Kowalskiego, będzie mógł rezerwować je w wybranym przedziale czasowym.

Poniżej uzupełniony grafik zgodnie z powyższym wyborem i dobraną kolorystką.

Gotowe! Twój kalendarz online jest skonfigurowany, a klienci mogą dokonywać rezerwacji w portalu klienta. Pamiętaj, że w przypadku jakichkolwiek wątpliwości możesz skontaktować się z nami mailowo – pomoc@caldis.pl lub zamówić rozmowę z konsultantem – klikając w bocznym menu w „Zamów rozmowę”.