Wydanie samochodu, maszyny lub urządzenia powinno przebiegać szybko. W praktyce często spowalnia je dokumentacja: znalezienie właściwego wzoru umowy, przepisanie danych klienta, uzupełnienie informacji dotyczących wynajmu, wydrukowanie dokumentów i zebranie podpisów. Dzięki CALDIS cały proces można wykonać znacznie sprawniej – dane trafiają do dokumentu automatycznie, klient podpisuje go na ekranie, a gotowy plik PDF zostaje zapisany przy rezerwacji.

Dokumentów w wypożyczalni nie da się uniknąć. Umowa najmu, protokół wydania, lista wyposażenia, potwierdzenie kaucji czy protokół zwrotu pomagają określić warunki wynajmu i udokumentować stan przekazywanego pojazdu lub urządzenia.

Nie oznacza to jednak, że każdy dokument trzeba przygotowywać od początku.

System CALDIS umożliwia tworzenie własnych szablonów, automatyczne wstawianie danych, uzupełnianie dokumentów na ekranie oraz generowanie gotowych plików PDF. Dzięki temu przygotowanie umowy lub protokołu może zająć kilkanaście sekund.

Dlaczego dokumentacja w wypożyczalni zajmuje tak dużo czasu?

W wielu firmach obsługa dokumentów wciąż opiera się na kilku osobnych narzędziach. Rezerwacja zapisana jest w Excelu lub kalendarzu, dane klienta znajdują się w wiadomości e-mail, wzór umowy w folderze na komputerze, a podpisany protokół trafia do segregatora.

Przy każdym wydaniu pracownik musi:

• znaleźć właściwy wzór dokumentu,
• przepisać dane klienta,
• uzupełnić termin i cenę wynajmu,
• wpisać dane samochodu, maszyny lub urządzenia,
• zaznaczyć przekazywane wyposażenie,
• wydrukować dokument,
• zebrać podpisy,
• zeskanować dokument albo odłożyć go do odpowiedniego segregatora.

Przy pojedynczych wynajmach taki sposób może wydawać się wystarczający. Wraz ze liczby rezerwacji zaczyna jednak zajmować coraz więcej czasu i zwiększać ryzyko pomyłek.

Literówka w nazwisku, nieaktualny wzór umowy, błędny termin albo brak jednej strony protokołu mogą powodować niepotrzebne zamieszanie. Problem pojawia się również wtedy, gdy po kilku miesiącach trzeba szybko odszukać dokument dotyczący konkretnego klienta lub wynajmu.

Jeden szablon zamiast tworzenia każdej umowy od początku

W CALDIS możesz przygotować własne szablony dokumentów dopasowane do sposobu działania firmy. Mogą to być między innymi:

• umowy najmu,
• protokoły wydania,
• protokoły zwrotu,
• listy wyposażenia,
• potwierdzenia pobrania lub zwrotu kaucji,
• oświadczenia klienta,
• zgody,
• dokumenty związane z uszkodzeniami,
• inne formularze wykorzystywane w wypożyczalni.

Szablon przygotowujesz raz, a następnie wykorzystujesz go przy kolejnych rezerwacjach. W odpowiednich miejscach dokumentu umieszczane są znaczniki odpowiadające konkretnym informacjom zapisanym w systemie.

Po otwarciu dokumentu CALDIS może automatycznie wstawić między innymi:

• imię i nazwisko klienta,
• dane kontaktowe,
• adres,
• dane dokumentu tożsamości,
• numer rezerwacji,
• termin rozpoczęcia i zakończenia wynajmu,
• cenę,
• wysokość kaucji,
• nazwę wynajmowanego przedmiotu,
• dane pojazdu lub urządzenia,
• dodatkowe informacje zapisane przy rezerwacji.

Pracownik nie musi za każdym razem przepisywać tych samych danych. Otwiera dokument przypisany do rezerwacji, sprawdza jego zawartość i uzupełnia jedynie informacje dotyczące konkretnego wydania.

Jak działa automatyczne generowanie dokumentów w CALDIS?

Proces może wyglądać następująco:

1. Klient dokonuje rezerwacji online albo pracownik wprowadza ją w panelu.
2. Dane klienta, termin, cena i przedmiot wynajmu zostają zapisane w systemie.
3. Pracownik z poziomu zapisanej rezerwacji wybiera szablon umowy lub protokołu.
4. CALDIS automatycznie wstawia do niego dane powiązane z rezerwacją.
5. Pozostałe pola można uzupełnić bezpośrednio na ekranie, jeśli jest taka potrzeba.
6. Klient zapoznaje się z dokumentem i składa podpis.
7. Następnie pracownik jednym kliknięciem generuje gotowy plik PDF.
8. Dokument zostaje zapisany i przypisany do właściwej rezerwacji, może też zostać wysłany do klienta mailem.

W efekcie cały proces odbywa się w jednym miejscu. Nie trzeba przełączać się pomiędzy kalendarzem Excelem, edytorem tekstu, pocztą elektroniczną i folderami na komputerze.

Umowa i protokół uzupełniane bezpośrednio na ekranie

Nie wszystkie informacje da się pobrać automatycznie z rezerwacji. Część z nich pracownik poznaje dopiero podczas wydania albo zwrotu pojazdu czy urządzenia.

Dokumenty interaktywne w CALDIS mogą zawierać pola pozwalające:

• wpisać dodatkowe informacje,
• zaznaczyć odpowiednią odpowiedź,
• wybrać jeden z dostępnych wariantów,
• potwierdzić przekazanie wyposażenia,
• uzupełnić stan licznika,
• zaznaczyć poziom paliwa,
• dodać uwagi,
• opisać stan wydawanego przedmiotu,
• odnotować informacje pojawiające się podczas zwrotu.

Dzięki temu protokół może zostać uzupełniony bezpośrednio podczas obsługi klienta. Pracownik nie musi najpierw robić notatek, a następnie przenosić ich do osobnego dokumentu.

Zakres pól i informacji można dostosować do rodzaju wynajmowanych zasobów. Innego protokołu potrzebuje wypożyczalnia samochodów, innego firma wynajmująca maszyny budowlane, a jeszcze innego wypożyczalnia sprzętu eventowego lub medycznego.

Podpis klienta na ekranie

Po uzupełnieniu dokumentu klient może sprawdzić jego treść i złożyć podpis bezpośrednio na ekranie telefonu, tabletu lub innego urządzenia.

Nie trzeba drukować umowy wyłącznie po to, aby zebrać podpis, a następnie skanować jej ponownie. Podpis zostaje umieszczony w dokumencie, a po zakończeniu procesu system generuje plik PDF.

W zależności od przyjętego sposobu pracy dokument można:

• zachować w formie elektronicznej,
• pobrać na urządzenie,
• wydrukować,
• przekazać klientowi mailem
• przechowywać przy konkretnej rezerwacji.

Sposób podpisywania i przechowywania dokumentów należy zawsze dopasować do ich rodzaju, procesu obowiązującego w firmie oraz przyjętych wymagań formalnych. Równocześnie można dodatkowo skorzystać z autoryzacji podpisu za pomocą przesłanego do klienta kodu SMS.

Gotowy dokument PDF w kilkanaście sekund

Największa oszczędność czasu pojawia się wtedy, gdy szablon dokumentu został już przygotowany, a dane klienta i wynajmu znajdują się w rezerwacji.

Pracownik nie tworzy wówczas umowy od początku. Otwiera właściwy dokument, sprawdza automatycznie wstawione informacje, uzupełnia brakujące pola i zbiera podpis klienta.

Gotowy plik PDF może powstać w kilkanaście sekund.

To szczególnie ważne w momentach większego ruchu, gdy kilka osób odbiera samochody lub urządzenia w podobnych godzinach. Krótsza obsługa dokumentacji oznacza mniej oczekiwania po stronie klientów i więcej czasu na rzeczywiste przygotowanie przedmiotu do wydania.

Dokument zawsze przy właściwej rezerwacji

Samo wygenerowanie pliku PDF nie rozwiązuje problemu, jeżeli później trudno go odnaleźć. Dlatego dokument utworzony w CALDIS może pozostać przypisany do konkretnej rezerwacji lub klienta.

W razie potrzeby pracownik może wrócić do historii wynajmu i sprawdzić powiązane materiały bez przeszukiwania segregatorów, wiadomości e-mail i folderów na kilku komputerach.

W jednym miejscu mogą znajdować się:

• dane klienta,
• termin i przedmiot wynajmu,
• status płatności,
• informacje dotyczące kaucji,
• wysłane powiadomienia,
• notatki,
• umowy,
• protokoły,
• inne załączniki związane z rezerwacją.

Dzięki temu dokumentacja nie funkcjonuje osobno od kalendarza i historii wynajmów. część całego procesu obsługi rezerwacji.

Umowa najmu, protokół wydania i zwrotu – wszystko w jednym systemie

CALDIS może wspierać przygotowanie dokumentów na różnych etapach wynajmu.

Etap obsługi	Przykładowe dokumenty
Przyjęcie rezerwacji	potwierdzenie warunków, zgoda lub oświadczenie
Przygotowanie wynajmu	umowa najmu, potwierdzenie kaucji
Wydanie	protokół przekazania, lista wyposażenia
Trwanie wynajmu	aneks, dodatkowe potwierdzenie lub notatka
Zwrot	protokół odbioru, informacja o stanie przedmiotu
Rozliczenie	potwierdzenie zwrotu kaucji lub dodatkowych opłat

Firma może przygotować własny zestaw szablonów i korzystać z nich zależnie od rodzaju rezerwacji. Nie musi ograniczać się do jednego uniwersalnego dokumentu dla wszystkich pojazdów, urządzeń i sytuacji.

Papier, Word czy dokumenty w CALDIS?

Różnicę najlepiej widać po porównaniu całego procesu.

Czynność	Dokument papierowy lub Word	Dokument w CALDIS
Dane klienta	przepisywane ręcznie	pobierane z rezerwacji
Dane wynajmu	uzupełniane osobno	wstawiane automatycznie
Informacje z wydania	wpisywane ręcznie	uzupełniane na ekranie
Podpis	wydruk i długopis	możliwość podpisu na ekranie
Utworzenie PDF	eksport lub skanowanie	generowanie po uzupełnieniu
Archiwizacja	segregator albo folder	dokument przy rezerwacji
Odszukanie dokumentu	ręczne przeglądanie plików	dostęp z historii wynajmu
Praca mobilna	ograniczona	obsługa z urządzenia mobilnego

Nie chodzi wyłącznie o rezygnację z papieru. Największą korzyścią jest połączenie rezerwacji, danych klienta, wynajmowanego zasobu i dokumentacji w jednym procesie.

Dokumentacja dopasowana do różnych wypożyczalni

Ten sam mechanizm można wykorzystać w wielu rodzajach działalności.

Wypożyczalnia samochodów

System może automatycznie wstawić do umowy dane klienta, pojazdu, termin, cenę i kaucję. Podczas wydania pracownik uzupełnia protokół o stan licznika, poziom paliwa, wyposażenie oraz dodatkowe uwagi.

Wypożyczalnia maszyn i urządzeń

Dokument może zawierać nazwę i numer urządzenia, okres wynajmu, listę przekazywanych akcesoriów, informacje o stanie technicznym oraz potwierdzenie zapoznania się z zasadami użytkowania.

Wypożyczalnia sprzętu eventowego

Przy wydaniu można potwierdzić liczbę elementów, ich stan, dodatkowe wyposażenie oraz termin planowanego zwrotu.

Wypożyczalnia rowerów i sprzętu sportowego

Umowa lub protokół może obejmować dane sprzętu, akcesoria, kaucję, stan przy wydaniu oraz informacje uzupełniane podczas zwrotu.

Każdy dokument można przygotować zgodnie z procesem działającym w konkretnej firmie.

Dokumentów nie da się uniknąć. Można jednak obsługiwać je szybciej

Umowy i protokoły są ważnym elementem pracy wypożyczalni, ale nie muszą spowalniać każdego wydania i zwrotu.

Dzięki połączeniu szablonów, automatycznie uzupełnianych danych, interaktywnych pól, podpisu na ekranie i generowania plików PDF cały proces może odbywać się w jednym systemie.

Klient nie musi czekać, aż pracownik znajdzie odpowiedni wzór, przepisze dane i przygotuje dokument do wydruku. Umowa lub protokół mogą powstać na podstawie informacji zapisanych już przy rezerwacji, a gotowy plik pozostaje powiązany z właściwym wynajmem.

Sprawdź dokumenty interaktywne w CALDIS

CALDIS pozwala przygotowywać umowy, protokoły i inne dokumenty dopasowane do sposobu działania Twojej wypożyczalni. Dane mogą być automatycznie pobierane z rezerwacji, a dodatkowe informacje uzupełniane bezpośrednio na ekranie.

Po zebraniu podpisu gotowy dokument generuje się jako PDF i zostaje zapisany przy rezerwacji.

Załóż bezpłatne konto i przez 30 dni sprawdzaj możliwości CALDIS bez zobowiązań.

Masz własne wzory umów lub protokołów i chcesz przenieść je do systemu? Skontaktuj się z nami i pokaż, jak obecnie wygląda dokumentacja w Twojej firmie.