Urządzenie może pozostawać u klienta przez cały weekend, ale wypożyczalnia nie zawsze chce naliczać opłatę za każdy dzień. Inną cenę może mieć wynajem jednodniowy, inną tygodniowy, a w niedzielę sprzęt może być zajęty, mimo że ten dzień nie zwiększa należności. Dobry system powinien więc oddzielać dostępność urządzenia od sposobu obliczania ceny.

Ustalenie ceny wynajmu wydaje się proste: stawka dobowa pomnożona przez liczbę dni. W praktyce wypożyczalnie stosują znacznie więcej modeli. Cena może zależeć od długości rezerwacji, dnia tygodnia, rodzaju urządzenia, wybranego cennika albo warunków przygotowanych dla konkretnej grupy klientów.

Dochodzi do tego kaucja, płatność online, minimalny czas wynajmu i czas potrzebny na przygotowanie sprzętu. Jeżeli wszystkie wyjątki pracownik oblicza ręcznie, nawet przejrzysty kalendarz nie rozwiązuje całego problemu.

CALDIS pozwala skonfigurować zasady rezerwacji i naliczania ceny zgodnie ze sposobem działania wypożyczalni. Dzięki temu klient może zobaczyć dostępne terminy i zarezerwować urządzenie online, a system uwzględnia reguły ustalone przez firmę.

Czas rezerwacji i czas naliczania ceny to nie zawsze to samo

To najważniejsze rozróżnienie przy wynajmie urządzeń.

Jeżeli klient odbiera sprzęt w sobotę i zwraca go w poniedziałek, urządzenie pozostaje poza wypożyczalnią również w niedzielę. Nie można w tym czasie udostępnić go innej osobie, więc cały okres musi być zablokowany w kalendarzu.

Nie oznacza to jednak, że wypożyczalnia musi pobierać opłatę za wszystkie dni. W zależności od przyjętych zasad niedziela może nie zwiększać ceny, mimo że urządzenie nadal znajduje się u klienta.

System powinien więc równocześnie:

• zachować ciągłość rezerwacji przez cały okres wynajmu,
• pokazywać urządzenie jako niedostępne dla innych klientów,
• obliczyć cenę wyłącznie za dni podlegające opłacie,
• nie tworzyć sztucznej przerwy w rezerwacji.

W CALDIS można zdecydować, że opłaty nie będą naliczane w soboty, niedziele lub dni świąteczne. Urządzenie pozostaje zajęte w kalendarzu przez cały okres rezerwacji, ale wskazane dni nie podnoszą wartości wynajmu.

Wykluczenia można również zastosować dopiero po przekroczeniu określonej liczby dni. Dzięki temu wypożyczalnia może inaczej rozliczać krótki wynajem weekendowy, a inaczej dłuższą rezerwację obejmującą soboty, niedziele lub święta.

Soboty, niedziele i święta bez opłaty, ale urządzenie nadal u klienta

Taki model jest spotykany zwłaszcza w wypożyczalniach sprzętu budowlanego, ogrodniczego i narzędzi. Firma jest w niedzielę zamknięta, dlatego klient nie może zwrócić urządzenia. Właściciel może zdecydować, że nie będzie pobierał opłaty za dzień, w którym zwrot nie jest możliwy.

Przykładowa rezerwacja trwa od soboty do poniedziałku:

Dzień	Dostępność urządzenia	Naliczanie ceny
Sobota	zajęte przez klienta	dzień płatny
Niedziela	zajęte przez klienta	dzień bez opłaty
Poniedziałek	zajęte do momentu zwrotu	zgodnie z ustawionymi zasadami

Z perspektywy dostępności jest to jedna nieprzerwana rezerwacja. Z perspektywy rozliczenia poszczególne dni mogą być traktowane inaczej.

To ważne również dla klienta. Jasna reguła zmniejsza ryzyko nieporozumień dotyczących tego, dlaczego urządzenie jest niedostępne, a jednocześnie cena nie odpowiada prostemu mnożeniu liczby dni kalendarzowych przez stawkę dobową.

Każda wypożyczalnia może przyjąć własne zasady. W jednym przypadku bezpłatna będzie tylko niedziela, w innym soboty, niedziele i święta zostaną wyłączone dopiero przy dłuższym wynajmie, a w jeszcze innym opłata będzie naliczana za wszystkie dni. System powinien odzwierciedlać wybrany model, a nie narzucać jedną metodę wszystkim firmom.

Wynajem na dobę, weekend, tydzień lub dłużej

Cena urządzenia często zmienia się wraz z długością wynajmu. Jedna doba może mieć najwyższą stawkę jednostkową, natomiast dłuższa rezerwacja – korzystniejszą cenę w przeliczeniu na dzień.

W praktyce wypożyczalnia może stosować m.in.:

• stawkę dobową,
• osobną cenę weekendową,
• cenę za kilka dni,
• cenę dla dłuższego okresu,
• różne cenniki zależne od klienta lub rodzaju rezerwacji.

Nie chodzi wyłącznie o udzielenie rabatu. Dłuższy wynajem oznacza zwykle mniej wydań, zwrotów, dokumentów oraz przygotowań urządzenia w przeliczeniu na jeden dzień. Firma może więc świadomie ustalić inną stawkę dla klienta wynajmującego sprzęt na dłużej.

CALDIS pozwala pracować z różnymi cennikami i dopasować je do sposobu sprzedaży usług. Dzięki temu pracownik nie musi za każdym razem sprawdzać osobnej tabeli ani ręcznie zmieniać wartości rezerwacji.

Minimalny okres wynajmu w rezerwacji online

Nie każde urządzenie opłaca się wydawać na bardzo krótki czas. Przygotowanie, sprawdzenie stanu, podpisanie dokumentów i późniejsze przyjęcie zwrotu mogą zajmować tyle samo czasu niezależnie od tego, czy klient korzysta ze sprzętu przez kilka godzin, czy przez kilka dni.

Dlatego wypożyczalnia może ustalić minimalny czas wynajmu dostępnego online. Reguła może być inna dla poszczególnych urządzeń lub sposobów ich udostępniania.

Minimalny okres pomaga:

• ograniczyć rezerwacje nieopłacalne organizacyjnie,
• zachować odpowiedni czas na obsługę wydania i zwrotu,
• jasno pokazać klientowi zasady jeszcze przed wysłaniem zgłoszenia,
• uniknąć ręcznego odrzucania zbyt krótkich rezerwacji.

Jeżeli urządzenie można wynająć online na minimum dwie doby, klient nie wybierze krótszego okresu, a pracownik nie musi kontaktować się z nim później w celu zmiany zamówienia.

Rezerwacja nie może wpadać chwilę przed odbiorem

Wypożyczalnia może potrzebować czasu na przygotowanie maszyny, naładowanie akumulatorów, skompletowanie osprzętu, sprawdzenie stanu technicznego albo zorganizowanie transportu.

Natychmiastowa rezerwacja online na termin rozpoczynający się za kilkanaście minut nie zawsze jest więc możliwa do zrealizowania.

W CALDIS można określić minimalne wyprzedzenie dla rezerwacji internetowej. Klient zobaczy wyłącznie te terminy, które spełniają ustalone warunki. Firma zachowuje dzięki temu czas potrzebny na przygotowanie urządzenia bez wyłączania możliwości zapisywania się online.

Wyprzedzenie warto dobrać do rodzaju sprzętu. Niewielkie elektronarzędzie może być gotowe szybko, natomiast wydanie większej maszyny, przygotowanie dokumentów i ustalenie dostawy mogą wymagać więcej czasu.

Kilka urządzeń: koszyk klienta i multirezerwacja administratora

Klient nie zawsze potrzebuje jednej rzeczy. Ekipa remontowa może wynająć równocześnie zagęszczarkę, młot wyburzeniowy i odkurzacz przemysłowy. Organizator wydarzenia może natomiast potrzebować kilku elementów sprzętu w tym samym terminie.

W rezerwacji online klient korzysta z koszyka. Może dodać do niego potrzebne urządzenia, a następnie przejść przez wspólny proces rezerwacji. Jest to rezerwacja koszykowa – podobna do składania zamówienia w sklepie internetowym.

Multirezerwacja jest natomiast narzędziem dostępnym z poziomu administratora. Pracownik może wykorzystać ją podczas wprowadzania do systemu rezerwacji obejmującej kilka zasobów.

Ma to znaczenie również dla ceny. Poszczególne urządzenia mogą mieć inne stawki i kaucje, ale klient powinien otrzymać czytelne podsumowanie koszyka.

Obie ścieżki odpowiadają na podobną potrzebę, ale nie należy ich utożsamiać: klient dokonuje rezerwacji koszykowej, a administrator może utworzyć multirezerwację w panelu.

Kaucja nie jest ceną wynajmu

Do wartości samego wynajmu może zostać doliczona kaucja. Jej wysokość zależy m.in. od wartości urządzenia, ryzyka uszkodzenia oraz zasad obowiązujących w wypożyczalni.

W systemie warto wyraźnie oddzielić:

• cenę korzystania z urządzenia,
• ewentualne usługi dodatkowe,
• kaucję,
• łączną kwotę wymaganą na danym etapie rezerwacji.

CALDIS pozwala określać kaucje dla poszczególnych urządzeń i uwzględniać je w procesie obsługi. Nie należy jednak traktować kaucji jako przychodu z wynajmu – pełni ona inną funkcję i powinna być czytelnie oznaczona.

Płatność podczas rezerwacji urządzenia

Jeżeli wypożyczalnia udostępnia płatności online, klient może opłacić rezerwację bezpośrednio podczas jej składania, korzystając z dostępnych metod, w tym BLIK-a.

Po potwierdzeniu płatności przez operatora odpowiedni status jest widoczny w systemie. Pracownik nie musi porównywać każdego zgłoszenia z historią rachunku i ręcznie ustalać, czy rezerwacja została opłacona.

Połączenie skonfigurowanego cennika z płatnością internetową ma jeszcze jedną korzyść: cena wynika z tych samych zasad, według których zablokowano termin. Zmniejsza to ryzyko, że klient zobaczy w formularzu inną kwotę niż ta, której później oczekuje wypożyczalnia.

Co powinien uwzględniać dobrze skonfigurowany cennik?

Przed uruchomieniem rezerwacji online warto przejść przez cały proces z perspektywy klienta i pracownika.

Pytanie	Co trzeba ustalić?
Jak liczona jest podstawowa cena?	za dobę, określony przedział lub według innego cennika
Czy każdy dzień jest płatny?	np. czy niedziela i święta zwiększają cenę
Czy obowiązuje cena weekendowa?	od kiedy do kiedy trwa weekendowy wariant wynajmu
Czy dłuższy wynajem ma inną stawkę?	progi cenowe lub osobny cennik
Jaki jest minimalny czas wynajmu?	najkrótszy okres możliwy do zarezerwowania online
Z jakim wyprzedzeniem można rezerwować?	czas potrzebny na przygotowanie urządzenia
Czy klient może wybrać kilka urządzeń?	rezerwacja koszykowa i podsumowanie całego koszyka
Czy pobierana jest kaucja?	wysokość przypisana do konkretnego sprzętu
Czy wymagana jest płatność online?	moment i sposób opłacenia rezerwacji

Dopiero połączenie tych reguł daje pełny model sprzedaży. Sama stawka dobowa nie wystarczy, jeśli firma w praktyce inaczej rozlicza weekendy, długie wynajmy i różne grupy klientów.

Ręczne liczenie czy skonfigurowane zasady?

Przy kilku rezerwacjach pracownik może obliczyć cenę na kalkulatorze. Z czasem pojawia się jednak coraz więcej wyjątków: bezpłatna niedziela, inna stawka po określonej liczbie dni, kilka urządzeń, osobne kaucje i płatność dokonana z wyprzedzeniem.

Ręczne obliczenia wydłużają obsługę i zwiększają ryzyko, że dwóch pracowników poda klientom różne kwoty za taki sam wynajem.

Skonfigurowanie zasad pozwala zachować spójność. Kalendarz odpowiada za dostępność urządzenia, a cennik za sposób wyliczenia należności. Oba obszary działają razem, ale nie są tym samym.

To właśnie dlatego urządzenie może pozostawać zablokowane w niedzielę, mimo że ten dzień nie jest doliczany do ceny.

Uporządkuj cennik wypożyczalni w CALDIS

CALDIS pozwala połączyć kalendarz dostępności urządzeń z zasadami naliczania ceny. Wypożyczalnia może skonfigurować m.in. dni bez opłat, stosowanie wykluczeń po przekroczeniu określonej liczby dni, minimalny okres wynajmu, wymagane wyprzedzenie rezerwacji, różne cenniki, kaucje, rezerwacje koszykowe oraz płatności internetowe. Administrator może dodatkowo tworzyć multirezerwacje z poziomu panelu.

Dzięki temu klient może samodzielnie wybrać sprzęt i termin, a pracownik otrzymuje rezerwację zgodną z zasadami obowiązującymi w firmie.

Chcesz sprawdzić, czy CALDIS obsłuży sposób naliczania cen stosowany w Twojej wypożyczalni? Załóż bezpłatne konto na 30 dni lub skontaktuj się z nami i opowiedz, jak obecnie rozliczasz wynajem urządzeń.