Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowy system umożliwiający wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Od 2026 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla większości podatników VAT w Polsce.

System CALDIS pozwala na integrację z KSeF, dzięki czemu możesz wysyłać faktury bezpośrednio z poziomu aplikacji oraz sprawdzać ich status w systemie rządowym.

Część 1. Przygotowanie po stronie rządowej (KSeF)

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF w systemie CALDIS, należy najpierw skonfigurować dostęp w portalu Ministerstwa Finansów oraz wygenerować token autoryzacyjny.

Do wykonania dalszych kroków potrzebne będą:

• dostęp do portalu KSeF
• numer NIP firmy
• token autoryzacyjny

Wybór środowiska systemu KSeF

System KSeF udostępnia dwa środowiska, które służą do różnych celów. Przed rozpoczęciem pracy należy upewnić się, z którego środowiska korzystasz.

• Środowisko testowe – przeznaczone do testowania integracji oraz sprawdzania działania systemów przed uruchomieniem produkcyjnym.
  https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/
• Środowisko produkcyjne – wykorzystywane do rzeczywistej obsługi faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.
  https://ksef.podatki.gov.pl

Różnice między środowiskami:

• Środowisko testowe służy wyłącznie do testów integracyjnych i szkoleniowych.
• Faktury wystawione w środowisku testowym nie mają skutków prawnych ani podatkowych.
• Tokeny autoryzacyjne oraz uprawnienia nadane w środowisku testowym nie działają w środowisku produkcyjnym.
• Każde środowisko wymaga osobnej konfiguracji oraz osobnego tokena.

Do testowania integracji z systemem CALDIS zaleca się korzystanie ze środowiska testowego KSeF.

Logowanie do Portalu Podatnika KSeF

Krok 1 – przejdź do strony logowania

Otwórz w przeglądarce jedną z powyższych stron systemu KSeF (testową lub produkcyjną).

Na stronie głównej wybierz przycisk „Zaloguj się do KSeF”, aby przejść do Aplikacji Podatnika.

Krok 2 – rozpocznij proces uwierzytelniania

Po przejściu do aplikacji system poprosi o uwierzytelnienie użytkownika.

Krok 3 – wybierz metodę logowania

Do systemu KSeF można zalogować się przy użyciu jednej z poniższych metod:

• Profil Zaufany
• Kwalifikowany podpis elektroniczny
• Pieczęć elektroniczna

Najczęściej stosowaną metodą jest logowanie przy użyciu Profilu Zaufanego.

Krok 4 – potwierdź logowanie

W przypadku logowania przy użyciu Profilu Zaufanego:

1. Wprowadź numer NIP firmy.
2. Potwierdź logowanie w serwisie login.gov.pl (np. poprzez bankowość elektroniczną).

Po pomyślnym uwierzytelnieniu system automatycznie przekieruje Cię do panelu użytkownika KSeF.

Generowanie tokena autoryzacyjnego

Token autoryzacyjny umożliwia systemowi CALDIS komunikację z systemem KSeF. Dzięki tokenowi możliwe jest wysyłanie faktur oraz pobieranie informacji o statusie dokumentów.

Krok 1 – przejdź do sekcji tokenów

W panelu użytkownika KSeF wybierz z menu po lewej stronie sekcję Tokeny.

Krok 2 – wygeneruj nowy token

Kliknij przycisk Generuj token.

Krok 3 – wybierz uprawnienia tokena

Podczas generowania tokena wprowadź jego nazwę oraz wybierz odpowiednie uprawnienia.

Aby integracja z systemem CALDIS działała poprawnie, token powinien posiadać następujące uprawnienia:

• Wystawianie faktur – umożliwia wysyłanie faktur do systemu KSeF
• Przeglądanie faktur – umożliwia sprawdzanie statusu wysyłki oraz pobieranie informacji o fakturach

System KSeF umożliwia nadanie również innych uprawnień, jednak nie są one wymagane do podstawowej integracji z systemem CALDIS.

W przypadku wyboru niewłaściwych uprawnień wysyłanie faktur lub sprawdzanie ich statusu może nie działać poprawnie.

Krok 4 – skopiuj wygenerowany token

Po wygenerowaniu token zostanie wyświetlony tylko jeden raz. Skopiuj go i zapisz w bezpiecznym miejscu – będzie potrzebny podczas konfiguracji integracji w systemie CALDIS.

Część 2. Konfiguracja w ustawieniach CALDIS

Po wygenerowaniu tokena w systemie KSeF należy skonfigurować integrację w systemie CALDIS. Konfiguracja odbywa się w ustawieniach modułu faktur.

Krok 1 – przejdź do ustawień faktur

Zaloguj się do systemu CALDIS, a następnie przejdź do sekcji:

Ustawienia → Faktury → KSeF

Krok 2 – aktywuj integrację KSeF

W sekcji KSeF włącz opcję Aktywuj.

Po aktywowaniu integracji pojawi się pole umożliwiające wprowadzenie tokena autoryzacyjnego wygenerowanego w portalu KSeF.

Krok 3 – wprowadź token autoryzacyjny

W polu Token wklej token wygenerowany wcześniej w systemie KSeF.

Krok 4 – zapisz konfigurację

Po wprowadzeniu tokena kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga

Po zapisaniu konfiguracji token zostanie zaszyfrowany w systemie. Po odświeżeniu strony lub ponownym wejściu do ustawień jego pełna wartość nie będzie już widoczna.

Część 3. Wystawianie faktur i synchronizacja

Po skonfigurowaniu integracji z KSeF w systemie CALDIS można rozpocząć wystawianie i wysyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur.

System umożliwia zarówno wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF, jak również sprawdzanie statusu ich przetwarzania.

Nowe pola w fakturze

Podczas wystawiania faktury mogą pojawić się dodatkowe pola wymagane przez strukturę logiczną KSeF.

W przypadku sprzedaży ze stawką „zw” należy wskazać podstawę zwolnienia z VAT w dodatkowym polu wymaganym przez KSeF.

W zależności od rodzaju transakcji system może wymagać uzupełnienia dodatkowych informacji zgodnych ze schemą faktury ustrukturyzowanej.

Zapisywanie faktury a wysyłka do KSeF

Podczas pracy z fakturą dostępne są dwie opcje zapisania dokumentu:

Zapisz

Opcja Zapisz powoduje zapisanie faktury lokalnie w systemie CALDIS. Dokument nie zostaje wtedy wysłany do systemu KSeF.

Wyślij do KSeF

Opcja Wyślij do KSeF powoduje przesłanie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.

Po poprawnym przetworzeniu dokumentu system KSeF nadaje fakturze numer KSeF oraz zapisuje datę przyjęcia dokumentu.

Wysyłanie faktur do KSeF

Faktury można wysłać do systemu KSeF bezpośrednio z widoku listy faktur.

Krok 1 – wybierz faktury do wysłania

Przejdź do widoku Faktury i zaznacz dokumenty, które chcesz wysłać do KSeF.

Krok 2 – wybierz opcję wysyłki

W górnym menu rozwijanym [...] wybierz opcję Wyślij do KSeF.

Krok 3 – potwierdź wysyłkę

W wyświetlonym oknie potwierdź zamiar wysłania wybranych faktur do KSeF.

Jeżeli zaznaczona faktura została już wcześniej wysłana do KSeF, nie pojawi się na liście faktur do wysłania.

Krok 4 – przetwarzanie wysyłki

Po zatwierdzeniu operacji wybrane faktury zostaną przesłane do systemu KSeF. System CALDIS automatycznie rozpocznie sprawdzanie statusu wysyłki.

Sprawdzanie statusu KSeF

Jeżeli w trakcie automatycznego sprawdzania nie zostanie jeszcze nadany numer KSeF, status faktury można sprawdzić ręcznie.

W tym celu w menu rozwijanym [...] wybierz opcję Sprawdź status KSeF.

System połączy się z KSeF i pobierze aktualny status przetwarzania dokumentu.

Status wysyłki faktury do KSeF

• Żółty – faktura nie została jeszcze wysłana do KSeF
• Jasnoniebieski – faktura została wysłana i oczekuje na przetworzenie przez KSeF
• Zielony – faktura została poprawnie przyjęta przez KSeF i otrzymała numer KSeF
• Czerwony – faktura została odrzucona przez KSeF lub wystąpił problem z wysyłką

Pobieranie numeru KSeF

Po przyjęciu faktury przez system KSeF dokument otrzymuje unikalny numer KSeF.

Numer ten można sprawdzić, klikając status wysyłki faktury na liście dokumentów.

Pobieranie UPO

Po przyjęciu faktury przez KSeF możliwe jest pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).

Dokument UPO stanowi potwierdzenie przyjęcia faktury przez system Ministerstwa Finansów.

UPO można pobrać, klikając status wysyłki faktury na liście dokumentów, następnie w oknie Historia wysyłki KSeF klikając przycisk Pobierz UOP

P.S. Jeśli jakikolwiek powyższy zakres jest dla Ciebie niezrozumiały, odezwij się do nas!
Pomożemy 😉 pomoc@caldis.pl.